I høst 2016 ble det etablert en arbeidsgruppe – UiA Alumni – med formålet å utrede en anbefaling for en ny alumni-ordning ved Universitetet i Agder.

Alumni handler om å skape tilhørighet og faglige relasjoner til UiA, blant avgangsstudenter og studenter seg imellom.  Det skal også bidra med økt samfunnskontakt og dermed øke omdømme til UiA, både nasjonalt og internasjonalt – i trå med UiAs strategi om samskaping og globalt mindset.

I utredningen nevnes det også flere ulike ressurser som kan være essensielle for å kunne etablere ordningen; blant disse en anbefaling om å etablere en «teknisk løsning for brukeradministrasjon [som] legger til rette for faglige nettverk og ulike former for innhold». Anbefalingen fra IT-avdelingen ble at UiA skulle kjøpe et alumni-system som allerede brukes i sektoren.

Prosjektleder, Gunn-Marit Eriksen, hadde hørt gjennom karrieresenteret om en gruppe som hadde gjennomført en liten oppgave om å designe en alumni-nettside. Gunn-Marit valgte å ta kontakt med Daniel Pettersen om en mulig ansettelse som studentassistent i prosjektet. Daniel anbefalte å dele opp oppgavene slik at UiA Alumni kunne bli en del av et bachelorprosjekt. Bachelorgruppen ble fort etablert, sammensatt av Daniel selv, Eirik Andre Stålesen og Shiwan Hassan. To konkrete målsetninger for bachelorprosjektet ble satt:

• Utforme en kravspesifikasjon for anskaffelse av IT-system for alumni-ordningen.
• Utvikle en prototype for å gi kunden en idé på hvordan et slikt system kan se ut – en materialisering av kravspesifikasjonen. (https://alumniuia.wpengine.com) 

Den tekniske anskaffelsen legges ut på nasjonal terskel, og anslått verdi er med utgangspunkt i Universitetet i Oslo sine implementerings og lisenspriser. Gjennom tett samarbeid med arbeidsgruppen for UiA Alumni ved Universitetet i Agder, jobber bachelorgruppen jevnt over hele semesteret og tar i bruk prosjektrammeverket til UiA basert på Prince2. Leveransen fra bachelorgruppen blir todelt og gir som resultat:

• Fire svar fra leverandører til det offentlige anbudet
• En tilfredsstillende prototype i henhold til kravspesifikasjonen.

Iverksettelsen av det tekniske systemet er forventet til nyåret 2019, og Universitetet i Agder ønsker å samarbeide videre med bachelorgruppen i evalueringen av leverandørene og markedsføring av den kommende alumni-ordningen. Oppdragsgiver er veldig fornøyd med innsatsen til bachelorgruppen.

Oppdragsgiver: Kommunikasjonsavdelingen v/ Universitetet i Agder

Universitetet i Agder er en av Sørlandets største arbeidsgivere med over 1200 ansatte og 12 000 studenter. Universitetet har utviklet sitt eget prosjektrammeverk basert på Prince2.

Veileder: Devinder Thapa

Rapporten inneholder konfidensiell informasjon fra leverandørene, så den kan ikke publiseres.